Traçar ações para promover a cultura da qualidade e aperfeiçoar processos existentes entre setores fica mais fácil através da interação. A proposta do Desafio dos Cases de Processos, projeto criado pela Coordenadoria de Planejamento, Controle e Qualidade (CPCQ/UCPel), reuniu cerca de 200 colaboradores em busca da inovação no gerenciamento de demandas. 

Existente na UCPel desde 2016, a cultura de qualidade a cada ano é desenvolvida através de diferentes formatos. Para 2021, momento em que vários setores estão em home office, a estratégia foi usar a interação para solucionar problemas e incentivar o sentimento de empatia entre as áreas, explica a coordenadora da CPCQ, Thaís Daneberg. 

Durante dois semestres, 19 setores se reuniram para identificar dificuldades existentes em processos. Após envio do relato para CPCQ, um sorteio definiu setores pares que pensaram conjuntamente em alternativas viáveis para qualificar serviços. O prazo para encontrar e testar alternativas foi de 60 dias. As propostas levaram em consideração requisitos como efetividade, inovação e sustentabilidade. 

Apresentações

Ao longo do ano, cerca de 40 reuniões entre os setores ocorreram para definição das propostas, que foram apresentadas em três encontros promovidos pela CPCQ. “Nesses momentos, os demais colaboradores também participaram para conhecer as ideias e prestigiar os colegas”, comenta Thaís.   

Os encontros foram responsáveis por aprofundar o conhecimento institucional, além de também permitir a reflexão dos processos e maior interação entre colegas. “Acreditamos muito na melhoria contínua e ela só ocorre quando entendemos a nossa responsabilidade dentro da instituição. Independente do local físico em que nos encontramos, os processos são resultados de pessoas”, avalia a coordenadora da CPCQ. 

Vencedores 

Por aplicar e mostrar os resultados obtidos na prática, os setores Núcleo de Atendimento e Serviços Acadêmicos (NASA) e Infraestrutura obtiveram o primeiro e o segundo lugares no desafio. 

O desafio do NASA foi pensar em alternativas para qualificar o atendimento do grande fluxo de matrículas recebidos em determinados períodos. A solução foi de reorganização, capacitação e uso de planilhas compartilhadas pelas áreas envolvidas. 

Na avaliação do gerente administrativo do NASA, Tiago Gadret, a dinâmica contribuiu para a rotina de trabalho. “O desafio nos colocou em movimento para criarmos e entregarmos o melhor. Além disso, a proposta dos gargalos veio comprovar que é a partir do trabalho em equipe que vamos conseguir alcançar nossos objetivos e metas”, disse.  

Já na Infraestrutura, a dificuldade girava em torno dos acessos temporários de pessoas ao Campus da Saúde. A solução foi a criação de instrução de trabalho, padronização de informações e regramento desses acessos, possibilitando assim a liberação com segurança. De acordo com a analista administrativa, Valquíria Urguim, o problema enfrentado pela Infraestrutura era antigo, e, com a pandemia, a resolução se tornou vital.

Outros setores que também obtiveram destaque foram a Central de Laboratórios, com a criação de um novo método de agendamento e atendimento dos pacientes nas Clínicas Odontológicas; e, o setor Financeiro, que instituiu controles para as prestações de contas. 

Todas as propostas foram avaliadas por jurados externos convidados. “Em tempos de home office, aproximar os colaboradores com esta proposta foi um grande desafio, que sinceramente não sabíamos se ia dar certo, mas com os resultados conseguimos observar que é possível fazer quando se tem engajamento e propósito”, diz Thaís.

Para 2022 a CPCQ já avalia o formato para manutenção das ações em prol da qualidade. Neste ano, a reitoria da universidade divulgou nova portaria reafirmando o compromisso da instituição com a cultura da qualidade, estimulando a adesão dos colaboradores, técnicos administrativos e docentes na participação em atividades relacionadas à melhoria de processos. 

Redação: Rita Wicth - MTB 14101